Verouderd ERP-systeem zit groei in de weg: durf over te stappen met een goede voorbereiding

Het gebruik van verouderde ERP-software staat groei binnen de industriële sector in de weg. Bij veel bedrijven ondersteunt dat de huidige software volgens de financieel verantwoordelijken het behalen van de beoogde groeistellingen niet of onvoldoende. Hierbij speelt gebrek aan inzicht, onvoldoende branchekennis, gebrek aan functionaliteiten en integratiemogelijkheden een rol

Toch blijven veel organisaties ‘hangen’ in hun huidige, verouderde, ERP-software, vanwege de angst om over te stappen op nieuwe software en de mogelijke risico’s die dit met zich meebrengt. Die zorg is logisch; een ERP-systeem updaten of migreren naar een nieuwe oplossing is complex en raakt veel primaire bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd is stilstand ook hier achteruitgang, omdat met de oude software nieuwe mogelijkheden niet benut kunnen worden; mogelijkheden om processen te verbeteren, nauwkeurigere analyses te maken en ketenintegratie te realiseren.

De implementatie van een ERP-systeem wordt ervaren als moeilijk. De meeste bedrijven in de maakindustrie hebben hier al ervaring mee vanuit het verleden en zijn er niet happig op om een dergelijk traject nóg een keer te doorlopen. Het is immers meer dan het installeren van een nieuw softwareprogramma. Een ERP-implementatie vereist naast een financiële investering de nodige arbeid en heeft impact op de gehele organisatie en de processen. Medewerkers moeten hierdoor vaak nét iets anders gaan werken dan ze gewend zijn en hebben soms ook bijscholing nodig in de vorm van bijvoorbeeld een ERP-training. Die verandering roept weerstand op en het managen van die weerstand is al een taak op zich.

Het belang van een modern ERP-systeem

Ondanks dat deze ‘overstapangst’ begrijpelijk is, is de noodzaak om over te stappen vaak groter. De kritische bedrijfsprocessen van veel maakbedrijven zijn nu opgehangen aan de kapstok van verouderde software. Daar huist een groot bedrijfsrisico in. Mochten de systemen omvallen, dan kan dat grote nadelige gevolgen hebben voor het bedrijf. Tevens wordt er ook veel met workarounds of “eilandjes” als Excel en Word gewerkt, hetgeen zeer inefficient is. Om maar een paar voorbeelden te noemen: processen komen stil te liggen en het duurt lang om ze weer in de lucht te krijgen, informatie raakt verloren en is niet meer terug te halen, of medewerkers kijken niet naar de meest actuele informatie

Verouderde software beschikt daarnaast vaak niet over de juiste integratiemogelijkheden met andere partijen of met andere bedrijfssoftware. Een organisatie in het MKB heeft momenteel gemiddeld 14,3 applicaties geïnstalleerd, waar klantgegevens in staan. Omslachtig, niet overzichtelijk en inefficiënt. Hierdoor is een goede data-analyse niet mogelijk en worden beslissingen genomen op basis van onderbuikgevoel. Dat is niet toekomstbestendig, zeker niet in een datagedreven tijdperk. De overgang naar een nieuw ERP systeem kan een stuk behapbaarder worden, als je het beschouwt als twee fases.

Fase 1: de selectie

Om een ERP-traject gedegen en efficiënt uit te voeren, is een goede voorbereiding doorslaggevend. Aan de voorkant kost dat tijd, maar die wordt later in het traject dik terugverdiend en het scheelt een hoop frustratie. Voor het selecteren van een ERP-systeem dat bij je organisatie past, helpt het om de volgende stappen nauwkeurig te doorlopen:

Stel een projectteam samen met collega’s vanuit het IT-team en vanuit de andere bedrijfsonderdelen die met de software gaan werken. Zet met hen de eisen en wensen van de organisatie op een rijtje en formuleer de selectiecriteria. Benoem hierbij ook de wensen die er zijn rondom het implementatietraject.

Doe bureau-onderzoek om uit te vinden welke ERP-leveranciers potentiële kandidaten zijn. Een bezoek aan een beurs of een gesprek met de ‘buurman’ kan ook helpen om een beter zicht te krijgen. Deze informatie levert de kaders op om tot een shortlist te komen van een beperkt aantal ERP-leveranciers.

Nodig deze leveranciers uit voor een kennismakingsgesprek. Zo kan de leverancier ook het bedrijf zelf leren kennen. Stel daarna een businessecase op en laat de leveranciers een klantspecifieke demonstratie geven. . Zet daarna de voor- en nadelen van de pakketten op een rijtje, inclusief zaken als implementatieduur, kosten en leercurves. Ga daarbij ook na of het voorkeurssysteem door een organisatie geleverd en geïmplementeerd wordt, die ook bij jouw organisatie past. Het is cruciaal om elkaars taal te spreken gedurende het proces.

Fase 2: de implementatie

Na de selectie van het ERP-systeem volgt de implementatie. Dit vergt tijd, geduld en denkwerk, en ook voor deze fase geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. De aandachtspunten in de implementatiefase zijn:

Betrek de juiste medewerkers; het projectteam uit de selectiefase misschien wel de belangrijkste rol in de implementatie. Werk samen met de ERP leverancier en maak duidelijke afspraken over het implementatietraject, de mijlpalen en de budgetbewaking. Leg dat vast in een implementatiedocument.

Eerst organiseren, dan automatiseren: schoon de processen op, bundel ze en bekijk waar de winst te behalen valt, juistin overleg met de ERP leverancier.

Betrek de rest van de organisatie: communiceer alle successen en voortgang, klein en groot! Zet meerdere collega’s in om te testen en denk ook aan trainingen. Zet het systeem ‘live’ en vraag actief om feedback. De testen dekken namelijk niet alle praktijksituaties; er zullen in het begin altijd tweaks nodig zijn. Zo maakt de organisatie zich het ERP-systeem echt eigen.

Klaar voor de toekomst

Wat is dan de conclusie na dit hele verhaal? Een ERP-traject is inderdaad tijdrovend en kost veel denkwerk, maar de noodzaak van een up-to-date ERP-systeem is vele malen hoger. De hierboven beschreven stappen in de verschillende fases helpen om een ERP-traject gedegen uit te voeren. De overstap van een oud op een nieuw ERP-systeem zal hierdoor beter verlopen. Zo wordt ook jouw maakbedrijf klaargestoomd voor de toekomst.